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Microsoft Office Word(Excel)
で作るPTA会報(広報)



素材の準備(イラスト、写真、題字など)

写 真

写真は印画紙の写真をスキャナーで取り込むよりも、デジタルデータの方がきれいに仕上がります。

印画紙に焼き付けた写真をスキャンして使用する場合は、300〜350dpi(dpi:解像度)でスキャンしてください。それ以上にしても印刷の品質はかわりません。広報に貼付けて写真の使用サイズが決まったらもう一度、写真だけを開いて使用サイズのちょっと大きめに縮小しておくと後の作業がデータが軽くなる分スピーディーに行えます。

保存は「JPG」形式で。

手書きイラストや本などからのイラストを取り込む場合も上と同じです。

一般的にデジタル写真の場合「jpg(画像形式) 72dpi)(解像度)」になっていますから広報に貼付けた時のサイズの4倍ぐらいに縮小しておくと扱いやすいです。(そうすれば使用サイズで300dpiになっています。高画質のデジカメデータをそのまま使用しますと、データ容量が大きくなって後の作業が遅くなります。)
写真をモノクロで使用する場合はグレースケールにするとデーター容量はカラーの1/3ぐらいになり軽くなります。他の方法で見た目モノクロにしてもデータ容量はかわりませんので注意してください。

イラスト

イラストは手書きイラストも使えますし、各種イラストの本も売られています。

これらのイラストを使用する場合は、写真と同じように解像度300〜350dpiで取り込んでください。
Word にはいろいろなイラストが入っていますからそれを使う事もできます。
データ(CD)のついたイラストの本もいろいろ売られています。
ネットからダウンロードして使えるサイトもあります。

保存はいずれの場合も「JPG」形式で保存してください。

文 章(原稿)

原稿の準備は、編集者自ら書く場合と依頼して書いてもらう場合があると思いますが、ワープロ、パソコンが出来る方に依頼する場合は、データでもらうと後の作業が楽になります。自分たちで書く場合もいきなり配置画面に打ち込むのでなく、ここに打ち込んでおいて、それを元に配置していった方が打ち込む手間が分散できるし、編集中の思わぬトラブルでデーターが消えてしまっても元のテキストデータからペーストするだけですみますから安心です。
ソフトの違いによって読み込めない場合でもきれいにプリントアウトした紙原稿ならばスキャナーで読み込むこともできます。

表、グラフ

表やグラフを挿入したい場合は、Word上で作る事もできますが、Excelで作った表、グラフを挿入する事もできます(参照)。

印刷所にデータを提出する場合は、写真、イラストとも配置データとは別に提出してください。
画像の保存形式は必ず「JPG」にしてください。
デジカメ写真の場合「スライドショー」などの見えるソフトに取り込んでしまいますと、画像として取り出せない場合があります。必要な画像のみ個々に単独で保存しておいてください。

各種素材、原稿がそろいましたら画像の大きさ、文章の文字数を考慮しながらおおよその配置を考えておきましょう。

ページ設定

まず最初にページ設定をしてください。

文字数と行数、余白、用紙サイズ、その他

文字数と行数

文字の方向:テキストボックスに文字を入れていく場合あまり関係ありませんが、全ページを見て縦書きが多い場合は「縦書き」を選んでおきましょう。
後で設定を変えることもできますが、配置が崩れる可能性があります。

段数:これも同じ。

文字数と行数の指定:「標準の文字数を使う」に設定してください。

プレビュー:「文書全体」

グリッド線:位置合わせ「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる」は外す。
文字グリッド線の間隔「1字」
行グリッド線の間隔「1行」
グリッド線の開始位置「左上余白を基準にする」にチェックを
「グリッド線」を表示するにチェックを
「文字グリッド線を表示する間隔」をチェックしそれぞれ「1」を入れる。
「OK」をクリックしページ設定に戻る。

ちょっと複雑な配置データになりますとExcelで作る人が多いですがグリッド線を縦横入れておくとExcelで作るより便利ですし、複雑な配置の場合は「描画キャンバス」を挿入し配置していけば配置の崩れる心配もありません。

余白

余白はすべて「5〜15」ぐらいに設定してください。

印刷の向きは「縦」「横」のいずれかをクリックする。
複数ページの印刷指定は「標準」

用紙サイズはA4(あるいはB5)広げた紙の状態で設定しても結構です。

その他

ヘッダー、フッターは必要に応じて設定してください。
必要のない場合は「0」に設定します。
ヘッダーには「○○○小学校PTA広報      平成17年5月20日発行」の用な文言を全ページに入れるのに使います。
ただし、見開きでA3(折ってA4サイズ)をはじめからA3サイズで作成するには向きません。
A4サイズで1ページづつ作る場合のみ有効です。(フッターも同じ)
フッターにはページ数を入れます。

ページ
垂直方向の配置は「上寄せ」

罫 線

1ページ1枚の用紙(見開きページにしてない場合)で外周に罫線を入れる場合は、メニューバーの「罫線」→「線種と罫線網掛けの設定」をクリックすると「線種と罫線網掛けの設定」のダイヤログがでてきます。「ページ罫線」をクリックし必要に応じて設定してください。
「囲む」をクリックすれば全ページの外周に罫線を引けます。
「絵柄」をクリックすれば、Wordに入っているいろいろな飾り罫を引く事もできます。
A3(あるいはB4)用紙にA4(あるいはB5)、2ページ分を配置する場合は、メニューバーの「罫線」から「罫線を引く」を選んで、必要な部分を囲います。


ここまでは無事すみましたか?

大丈夫なら「ミスズ広報1」などと名前をつけてひとまず保存しましょう。

さあ作ってみましょう。

原寸サイズサンプルはこちら
原寸サイズサンプルはこちら
サンプルのような体裁で作ってみましょう。

上のサンプルは1ページと4ページになります。

基本的には、写真や文字が入り組んで配置してあるものをWord画面にいきなり打ち込んでいきますと収拾がつかなくなります(ちょっとしたPC環境の違いで配置が崩れる)から、描画キャンバスを挿入し、ワンブロックごとにテキストボックスを作って、その中に文字を打ち込んでいった方が賢明です。作り出したらOKと思ったところでこまめに「保存」してください。いきなりフリーズしたり、ちょっといじったら収拾がつかなくなったり、2時間も3時間もかけて作ったものが全部ダメになる危険は避けられます。


題字の挿入

題字は準備できていますか?
定番ですから以前の広報からスキャンして取っておくか、描画ソフトで作って保存しておくと毎回作る手間が省けますね。

配置位置の目安に「ツールバー」→「表示」→「ルーラー」で「ルーラー」をクリックして表示しておいてください。

メニューバーの「挿入」をクリックし、「図」を選び「ファイルから」を選んで、さらにお目当ての画像データを探してクリックし「挿入」をクリックします。

大きさを調節する場合は画像の上でクリックすると、画像の周り8カ所に「□」が現れます(下の図左)。角の□にカーソルを合わせると斜めの矢印が現れますから、矢印の方向にカーソルを動かして拡大縮小します。水平、垂直の矢印の時に動かすと縦横の比率が変わってしまいますから写真などの加工の時は特に注意してください。

 
 左の状態で拡大、縮小
 できます。


 右の状態で移動できます。
画像を移動したいときは、画像の上にカーソルを当て、ダブルクリックすると[図の書式設定]のダイヤログボックスが現れますから、「レイアウト」で一番右の「前面」をクリックし「OK」をクリックすると画像の周りが「○」に変わります(上の図右)。画像の上にカーソルを持っていくとカーソルが「┼」(クロスの両矢印ですよ。下の図左上)に変わります。そのままの状態でマウスを移動しますと好きな位置に移動する事ができます。

題字を入れただけで結構様になってきましたね。

テキストボックスの挿入

題字の右側にテキストボックス(この場合のテキストボックスは白地にすると見やすいです)を「挿入」→「テキストボックス」→「横書き」とクリックして挿入します。

カーソルをテキストボックスの上に持っていくと「┼」マークが現れるところがあるのでその状態でドラッグすれば自由に動かせます。
大きさをかえたい場合は、「┼」マークが現れた所でクリックすると、テキストボックスの周りがサンプルのようになるので、○にカーソルを合わせると矢印の出た方向に拡大、縮小できます。適当な大きさに調整してください。(ページ設定のところで「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる」にチェックが入っているとテキストボックスの大きさ、位置がグリッド線にあってしまい題字とうまく合わない事があります。)

 テキストボックスが活性化している状態。
「┼」(上の図の左上のマーク)マークが現れた所でダブルクリックすると、その他いろいろの設定ができるダイヤログボックスが現れます。

「 発行 改行 ミスズ小学校PTA 改行 編修 広報委員会 改行 第342号 改行 平成17年6月12日」などと文字を打ち込んで、
「表示」→「ツールバー」→「書式設定」の「中央揃え」をクリックする。

文字列を上下の真ん中にしたい場合はテキストボックスにカーソルを当て「┼」マークが出たらダブルクリックして「テキストボックスの書式指定」の「テキストボックス」テキストボックスと文字列の間隔の左、右、上、下を調整してください。

ブロックごとにテキストボックスを作り、文字を打ち込んでいきます。
(データーとして個々にすでに打ち込んである場合は、それを開いてコピー、ペーストして文字の大きさ、型(フォント)を指定してください)

1ページには12個のテキストボックスが使われています。

「校長先生の挨拶」はテキストボックスを枠有りにしました。「テキストボックスの書式指定」で「テキストボックス」「テキストボックスと文字列の間隔」で左、右、上、下を5mmにすると枠と文字がくっつかないで見栄えが良くなります。

「先生の紹介」のテキストボックスは枠無しにしました。
3つの枠の高さをそろえるには
「テキストボックスの書式指定」で「サイズ」「高さ」をそれぞれ同じにしてください。
題字「先生の紹介」は線、塗りつぶしも色を付けてみました。
(勿論、いろいろなイラストの枠を使用することもできます。その場合はイラストの枠の上に透明なテキストボックスを作りそこに文字を打ち込んでいきます。)

テキストボックスは入力した文字が入るギリギリにしますとパソコン環境が変わりますと、文末の文字が消えてしまう事がありますので、文末に1〜2行(1〜2文字)余るくらいの大きさにしておくと安全です。

入れたい写真を挿入していく。

メニューバーの「挿入」をクリックし、「図」を選び「ファイルから」を選んで、さらにお目当ての画像データを探してクリックし「挿入」をクリックします。

写真、テキストが一応入れ終わったら、全体の配置を考え配置の修正、写真の大きさを決め構図をまとめてください。

段落ごとに罫線を引く

「表示」→「ツールバー」→「図の描画」から図の調整のバーを出して「\」をクリック。「shift」キーを押しながら、引き始めにカーソルを合わせ終点までドラッグすれば引けます。

もう一度全体を見て、カラーの場合は色のバランスなども考えて修正してください。

構図、配置など決まったら写真やイラストの大きさを確認して、もとの写真やイラストの大きさを調整して、できるだけデーターサイズを小さくしてください。

できました〜?

ここで「保存」しておきましょう。

描画キャンパスを使う利点、欠点

描画キャンパスは、[挿入] メニューより、[図] をポイントし [新しい描画オブジェクト] をクリックすると挿入できます。「描画をココに作成します」と書かれたグレーのキャンバスが現れます。

この上に配置すると配置が崩れることがありません。3ページ目はページ設定そのままの用紙上に配置したためイラストを文中に挿入しようとする度に配置が崩れてしまいました。この現象がちょっと複雑な配置を考えている人にはいやなんでしょうね。当社に持ち込まれる原稿もほとんどがExcelの場合が多いのもうなずけます。描画キャンバスは一枚の別の紙と考えられます。これを使えばWrodの嫌らしさからは解放されますが、逆にWrodの良さを殺してしまい場合があります。

長い文章を単調に打ち2〜3点のイラスト、写真を挿入するぐらいですとページ設定そのままの用紙が非常に便利です。


次は2ページ目です。
(サンプルでは下の右側になります。)
目新しいやり方はありませんので、3ページ目に行きます(下の左側)。

3ページ目は配列が単純なのでページ設定そのままの上に入力していきましょう。
(ページ全体を見ると本来このページも縦書きで良かったようです。)

「近年〜」 黄色い吹き流しの上の 「〜工夫していきたい。」まで「近年」の部分と同じようにページの左から右にいっぱいに打っていってください。

打ち終わりましたら、「@ 学校校内の」から「工夫していきたい。」まで選んで「書式」→「段組」で段組をクリックすると段組のダイヤログが現れます。
一番上にある絵の「3段」をクリックするとサンプルのように「@ 学校校内の」から「工夫していきたい。」までが3段に分かれます。

描画キャンバス上ではこれは出来ません。

「自信の心得10ヶ条」はテキストボックスの中に打っていきます。先に打った文字テキストボックスの大きさを調整しても重なってしまう場合は、「配置」を行内にしますと文字がテキストボックスをさけて配置されます。

右下の余白にイラストと黄色い吹き流しを挿入してみましょう。イラストは「挿入」「図」「ファイルから」。

吹き流しは「図の書式」バーの「オートシェイブ」の中に入っています。

「メニューバー」の「挿入」→「図」から「オートシェイブ」をクリックするとオートシェイブのダイヤログが現れます。
一番右端が吹き流しです。

クリックして好きな図柄を選び、入れたい画面にいってカーソルをあわせクリックすれば入ります。吹き流しの上にカーソルを持っていき「┼」のでたところでダブルクリックすれば色を変えたり大きさを変えたり出来ます。
吹き流しの上に文字を入れる場合は吹き流しの上に透明なテキストボックスを置きその中に文字を打っていきます。


4ページ目

4ページ目はあえて縦書きにしてみました。

ページ設定は横書きになっているので、すべてテキストボックスを作って打ち込んでいくことになります。3ページ目で使った段組は使えませんからテキストボックスの大きさ位置をよくそろえて不自然のないように文字を打ち込んでください。

写真を入れて文字に重なってしまいますと3ページ目のように写真を「行ないに入れる」ということはできません。
サンプルの場合、写真の下の部分はスペースを打って文字を逃がしました。

図表、グラフの挿入方法は「ツールバー」「標準」の[  ](表の挿入)をクリックし出てきた升目を必要な升目にして、クリックすると挿入できます。

機能的にはExcelと何ら変わりません。
必要なデータ、数値を打ち込んでください。
表は必要なくともグラフを作る手順上、とりあえず表は必要です。

さらにそれをグラフにする場合は表のグラフにしたい部分を選んで(全体が黒くなる)から[挿入]→「グラフ」と順にクリックするとグラフウイザードのダイヤログが現れますから好きなグラフ形式を選んでクリックすればグラフが挿入されます

(白紙のページ上で作った方がいいようです。文字を打ち込んだグラフを入れたいところ(狭いところ)でこの操作をしますと。あちこち配置が崩れる可能性があります)

グラフだけにしたい場合はグラフをExcelのウインドウからWordのページに移してください。

大きさなど確認して所定の場所にドラッグしてください。

サンプルのように項目名を入れる場合はテキストボックスを作り、入れていきます。
吹き流しでもいいですよね。

どうやらかっこがつきました。

最後のページが出来上がる頃はきっと(作り方の手順や、技法が飲み込めてきて)あそこはこうすればよかった、ここはこう直そうなどと最初に作ったページに不満が出てくると思います。
私自身、「描画をここに作成します。」にとまどって、結局のところ1〜2ページは描画キャンバスの上に配置した方が賢明でした。
それからページ設定は縦書きで、3ページも4ページも縦書きでやるべきでした。と反省ばかりで。

あまり頑張らずに楽しんで作ってください。

最後に印刷

A4ページに配置し、A3 用紙に印刷する場合は「ファイル」→「印刷」で印刷のダイヤログボックスの右下隅にある「拡大/縮小」の「1枚あたりのページ数」を2枚に「用紙サイズの指定」をA3にしてください
「印刷範囲」はページ指定で「1、4、3、2」あるいは「4、1、2、3」に指定してください。

ではすばらしい原稿をお持ちしております。

データーは、フロッピー、MO、CDを郵送していただいても結構ですし、メールでも送れます。容量の大きいデータ(5M以上)は「宅ふぁいる便」というのがありますからそれで送ってください。
Wordのデータはちょっとした環境の違いで配置が崩たり、再現しないフォントがありますからプリントアウトしたデータもFAXなりメール(72dpiのjpg形式)で必ず送ってください。

ここで紹介した方法はごく初歩的な手法しか使っていません。
私自身は、皆さんから原稿を持ち込まれるとき以外、あまりWord は使いませんので、得意ではありません。
これを書く為に始めて体系的に勉強した次第です。
そういう訳ですから、いろいろ間違いや、もっといい方法もあると思いますが少しでも参考になれば幸いです。

間違いや、もっといい方法がありましたらメールくださるとありがたいです。

E-mail:xxx@xxx.xxx.ne.jp

もっと勉強してチラシの作り方とか、その他いろいろな作り方もまた暇を見てアップしますのでそちらも参考にしてください。
それを書くときは、また退化してはじめから勉強のし直しにならないよう忘れないうちに挑戦したいと思っています。


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